Общие положения
Для эффективного моделирования и получения результатов в соответствии со сроками и сметами управление проектом должно представлять собой процесс, в ходе которого координируется работа авторов, экспертов и тех, кто принимает окончательную версию модели системы или ее части.
Это должен быть процесс, в полной мере использующий возможности методологии, основанной на разделении функций участников проекта и итеративном характере рецензирования, в ходе которого проверяется корректность диаграмм и/или моделей, а также соответствие их поставленной цели и точке зрения.
IDEF0–модель есть результат скоординированной коллективной работы, при которой авторы создают первоначальные диаграммы, основанные на собранной информации об объекте моделирования, и передают их другим участникам проекта для рассмотрения и формулирования замечаний. Порядок, изложенный ниже, требует, чтобы каждый эксперт, у которого есть замечания к диаграмме, сделал их письменно и передал автору диаграммы.
Этот цикл продолжается до тех пор, пока диаграммы, а затем и вся модель не будут приняты. Процесс моделирования иллюстрируется рис. 1. Диаграмма отражает тот факт, что этот процесс — итеративная процедура, приводящая к точному описанию системы.
Ценность модели (проекта) определяется ее приемлемостью для экспертов.
Эта приемлемость достигается следующими путями:
- постоянным рецензированием экспертами развивающейся модели, что обеспечивает необходимый уровень соответствия модели конкретной моделируемому объекту (если модель отражает состояние «как есть») или предполагаемому (состояние «как должно быть») в том понимании, которое соответствует мнению экспертов.
- периодическим обсуждением диаграмм, частей модели и модели в целом на техническом совете, решение которого (оформленное в виде протокола) позволяет автору продолжить уточняющее моделирование или закончить его ввиду достаточности детализации и приемлемости проекта (модели).
Если в процессе моделирования выявляется несогласованность оценок экспертов, то такая несогласованность должна быть преодолена, чтобы получить модель, представляющую объект моделирования или какую-то его часть адекватно.
Методология IDEF0 предусматривает необходимость сохранения записей о всех решениях и альтернативных подходах по мере того, как они возникают на протяжении проекта. Копии диаграмм, разработанные автором, критически (конструктивно) анализируются компетентными экспертами, которые заносят свои замечания и предложения непосредственно на копиях диаграмм. Авторы отвечают на каждое замечание письменно на тех же копиях.
Предложения принимаются или отвергаются письменно с указанием причин. После внесения изменений и исправлений старые варианты диаграмм остаются в архиве проекта.
В процессе чтения диаграмм ничто не должно предполагаться в модели по умолчанию, а также не должны делаться выводы, выходящие за пределы действия и утверждения модели. Это побуждает автора к тщательному комментированию и иллюстрированию каждого добавляемого к модели фрагмента, чтобы при чтении и интерпретации модели ее толкование было однозначным и соответствующим поставленной цели и установленной точке зрения без личного присутствия автора и его дополнительных пояснений.
Состав участников проекта и структура их взаимодействия
В коллектив, занимающийся проектированием (моделированием),
должны входить следующие участники:
- Руководитель проекта
- Авторы (разработчики) модели
- Технический совет
- Эксперты в предметной области
- Библиотекарь
Дополнительный специфический участник проекта — «Источники информа-
ции».
При проведении работ с привлечением сторонних организаций может создаваться Координационный совет, обеспечивающий взаимодействие всех участников проекта, работающих как в составе проектирующей организации, так и вне ее. Выполняемая функция («роль», которую выполняет участник проекта) не зависит от должности. Один и тот же человек может выполнять несколько функций. Однако «роль» каждого участника проекта индивидуальна, должна быть определена и зависит от рассматриваемой части проекта. Структура взаимодействия участников проекта приведена на рис. 2
Принципы коллективной работы в IDEF0 – методологии гарантируют, что окончательная версия IDEF0 – модели будет верной, так как модель корректируется по результатам рецензирования частей модели, оформленных в виде папок. Более подробная детализация достигается построением необходимого количества диаграмм. По новым частям модели делаются новые замечания, вносятся новые изменения. Окончательная модель соответствует представлениям автора и экспертов о системе, смоделированной с данной точки зрения и для данной цели.
Руководитель проекта и разработчики модели (авторы) должны быть главными исполнителями. Хотя конечной целью разработчика является получение одобрения модели техническим советом, утверждает результаты руководитель проекта. Таким образом, обеспечивается согласованность интересов авторов, рецензентов, совета и руководителя проекта.
1. Руководитель проекта
Руководитель проекта — лицо, осуществляющее административное управление проектом. Руководитель проекта должен выполнять при моделировании следующие основные функции:
- Выбирать разработчиков модели (авторов). Главным аспектом данной функции является достижение руководителем проекта и разработчиком модели согласия относительно основополагающих правил, в соответствии с которыми выполняется моделирование. Сюда входят использование методологии, степень контроля за разработчиком модели со стороны руководителя проекта, область действия и ориентация разрабатываемой модели.
- Определять обязательные источники информации, на которые разработчик модели будет опираться при построении модели. Этими источниками могут быть либо люди, осведомленные о различных аспектах рассматриваемой сферы деятельности, либо документы, освещающие предметную область моделирования. Эти источники определяются на начальной стадии моделирования, но список их в процессе моделирования должен пересматриваться и уточняться, поскольку по мере построения модели потребности в информации меняются.
- Выбирать экспертов, чьи знания будут использованы разработчиком для получения оценки (одобрения) диаграмм и частей модели.. Список экспертов составляется на начальной стадии проекта и уточняется по мере необходимости.
- Формировать технический совет. Руководитель проекта. – неизбираемый председатель технического совета. Этот совет под его председательством периодически собирается для обсуждения существенных вопросов, рецензирования и определения статуса модели и ее частей.
- Присваивать статус рассматриваемой советом части модели.
2. Разработчики (авторы) модели
Разработчики (авторы) модели — лица, создающие IDEF0 –модели. Разработчик создает модель на основе материала, собранного из источников информации.
Разработчик должен:
- собирать исходные данные от обязательных источников информации, определенных руководителем проекта; при недостаточности собранных сведений автор вправе использовать любые другие источники информации с обязательным указанием ссылок на них;
- обучать (при необходимости) основам IDEF0-моделирования руководителя проекта, экспертов (рецензентов и читателей) и других членов технического совета для обеспечения правильного понимания ими моделей, создаваемых авторами;
- оформлять модель в виде IDEF0-диаграмм;
- организовывать разработку модели.
В период подготовки проекта разработчик вместе с руководителем проекта изучает и устанавливает область действия модели. Затем он намечает план проекта, т.е. состав и последовательность работ, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей.
Руководитель проекта обеспечивает разработчика списком источников информации и списком экспертов, к которым разработчик может обратиться. Разработчик должен удостовериться, что со всеми участниками проекта установлен необходимый контакт.
Исходную информацию разработчик собирает из источников, установленных руководителем проекта. Природа этой информации во многом зависит от стадии разработки модели. Источниками информации могут служить люди и документы. Разработчик должен понимать, что каждый эксперт источник информации смотрит на информацию со своей точки зрения. Разработчик должен стараться увидеть глазами источника информации ее смысл и структуру. Синтезируя эти точки зрения в процессе сравнения и противопоставления, разработчик создает образ изучаемого объекта моделирования.
Второй функцией разработчика является помощь в технике моделирования всем, кому она может понадобиться. Эта помощь заключается в общем ориентировании членов технического совета, источников информации и экспертов, ознакомлении их с навыками чтения модели, а также с навыками моделирования.
Третьей функцией является оформление модели в виде IDEF0- диаграмм. Для рецензирования он оформляет папки с диаграммами для передачи их в библиотеку проекта.
Разработчик организует построение модели. Для поддержки принятых разработчиком решений и регистрации вклада каждого участника записи исходной информации, собранной в процессе моделирования, сохраняются в течение определенного времени после завершения проекта. Это позволяет разработчику следить за тем, чтобы исследуемая область была охвачена со всех сторон. Зная, кто и в каких областях поставлял информацию, и как это происходило, разработчик может оценить степень соответствия стадии моделирования исходным целям.
3. Технический совет
Эксперт — выбираемое руководителем проекта лицо, обладающее специальными знаниями некоторых аспектов моделируемой области. Его опыт в предметной области, к которой относится моделируемый объект, позволяет делать полезные критические замечания в процессе создания модели.
Эксперты призваны критически оценивать создаваемую по частям модель. Это осуществляется в ходе нескольких циклов изучения с использованием читательских папок (цикл автор/читатель). Папки обеспечивают эксперта набором информации, предназначенным для описания законченного
фрагмента моделируемого объекта. С помощью папок эксперту предоставляется информация в наглядном виде. В процессе рецензирования ему может понадобиться заполнить пробелы или даже завершить изложение материала, представленного в папке. Хотя папка во многом основывается на интерпретации разработчиком ранее полученной информации, комментарии экспертов служат ценным материалом для уточнения модели. В информационных папках перед экспертом должны ставиться конкретные, четко сформулированные вопросы, связанные с моделированием.
Главной задачей эксперта является оценка соответствия модели соответствующей предметной области. Экспертная оценка является основным средством в достижении консенсуса среди изучающих модель экспертов.
Одобренная модель — это модель, согласованная с экспертами. Если эксперты согласны с тем, что модель или ее часть адекватно представляет рассматриваемый объект, то модель считается одобренной. Если есть не согласившиеся с этим, то их мнение должно обязательно фиксироваться, и модель считается неправильной, пока не доказано обратное. Для достижения консенсуса авторы учитывают комментарии и замечания экспертов при пересмотре той части модели, к которой эти замечания относятся.
Эксперты подразделяются на две группы:
- Эксперты – рецензенты;
- Эксперты – читатели.
Эксперт-рецензент — член коллектива разработчиков, знающий предметную область моделирования, специализирующийся на некоторой конкретной функции предприятия и ответственный за обеспечение критических комментариев относительно разрабатываемой модели. Эксперт – рецензент должен знать IDEF0 — методологию и уметь делать письменные структурированные замечания в рассылаемых папках. Он является постоянным и активным участником цикла автор/читатель.
Эксперт–читатель — член коллектива разработчиков, профессионально знающий предметную область моделирования, понимающий IDEF0 — методологию и умеющий читать IDEF0 — диаграммы. Эксперт = читатель знакомится с документацией (IDEF0 — папкой), не делая письменных комментариев. От экспертов-читателей авторы получают замечания с помощью опроса.
4. Библиотекарь
Библиотекарь — лицо, ответственное за хранение документации, изготовление копий, координацию обмена письменной и/или электронной информацией (рассылка папок, получение рецензий, регистрация и публикация диаграмм и модели).
5. Источники информации
Исходная информация для IDEF0-модели поступает к разработчику из разных источников: от людей и от документов. Люди, являющиеся источниками информации, обладают конкретными знаниями о частных свойствах объекта моделирования, управлении или ходе бизнес–процесса и их участие в моделировании может быть ограничено несколькими минутами опроса. Однако именно эти источники обеспечивают основу для моделирования.
Информация, предоставляемая ими, используется для создания модели, а восприятие этой информации обеспечивает разработчику понимание, необходимое для построения точной модели.
Руководитель проекта подбирает адекватные источники информации, исходя из направления проекта и потребностей разработчика. По мере развития процесса моделирования потребности в информации изменяются, и список источников информации руководитель проекта пересматривает. Собираемая разработчиком информация должна как можно точнее фиксироваться.
Каждый источник воспринимает предметную область по-своему, и на разработчике лежит ответственность за правильный отбор информации. Особенно это относится к источникам-документам.
Источник — документ отражает состояние объекта моделирования в некоторый момент времени. Поэтому документы являются важным источником информации для модели, но для их эффективного использования необходима значительная работа, связанная с интерпретацией, пониманием и подтверждением. Лица, выступающие в роли источников информации, могут оказывать разработчику модели дополнительную помощь, объясняя, как сообщенная ими информация поступает, интерпретируется или используется. Разработчик должен воспользоваться этой помощью для понимания того, как восприятие информации одного источника связано с восприятием другого.
Заключительные замечания
1. Функциональная модель — плод коллективного труда всех участников
процесса моделирования.
2. Создание моделей, адекватно отражающих объект предметную область,
возможно лишь при выполнении обязательных условий:
- IDEF0-диаграммы следует разрабатывать в точном соответствии с
IDEF0-методологией; - при моделировании должен быть организован итеративный процесс
рецензирования каждого фрагмента модели и модели в целом; - начинать следующий уровень декомпозиции можно лишь после полного завершения работы над родительской диаграммой, т.е. после присвоения ей статуса «Публикация».
